En una organización, los datos existen en varios formatos y sistemas. Cuando estos sistemas existen en silos, independientes unos de otros, se presenta un desafío para las empresas que buscan tomar decisiones basadas en datos. Para superar este desafío, estas empresas se están moviendo hacia un modelo de fuente única de verdad.

¿Qué es una única fuente de verdad?

Una única fuente de verdad, Single Source of Truth (SSoT) o Single Point of Truth (SPoT) es la práctica de agrupar los datos de muchos sistemas dentro de una organización en una sola ubicación. Un SSOT no es un sistema, una herramienta o una estrategia, sino más bien un estado de los datos en el sentido de que todos se pueden encontrar a través de un único punto de referencia

El sistema SSoT determina que los datos autorizados se almacenen una vez en un Sistema de Registros (SOR) y se actualicen periódicamente.

Tener más información para compartir con cada miembro de su equipo dará como resultado una mayor inteligencia empresarial. «Verdad» no significa necesariamente que todos los datos que se han ingresado en la fuente única tengan que ser exactos, sino que, cuando se ven al unísono, brindan una visión más real del negocio.

Efectos negativos de la mala gestión de la información

1. Pérdida de tiempo y pérdidas de ventas
   Los datos desactualizados o faltantes pueden significar que los empleados deban dedicar mucho tiempo a obtener la información correcta. Si el tiempo de tramitación es demasiado largo, esto último podría incluso tener como consecuencia que los interesados ​​abandonen y su empresa pierda ventas.
2. Lentitud en los procesos
   Aquellos que no tienen la información relevante no pueden trabajar adecuadamente. Si los empleados están constantemente ocupados revisando, obteniendo o transmitiendo datos, las tareas no se pueden completar en el período de tiempo previsto. Los procesos de trabajo se ralentizan, lo que en muchos casos supone una desventaja para su negocio.
3. La imagen de tu empresa sufre
   Los empleados que no tienen información confiable como base a menudo están ocupados eliminando errores, por ejemplo, porque se ha transmitido información desactualizada a los clientes. La comunicación con el cliente también se ve afectada porque su marca no comunicado en linea recta. La consecuencia en el peor de los casos: la imagen de su empresa se daña.
4. Los problemas se reconocen demasiado tarde o no se reconocen en absoluto
   Muchas empresas, tarde o temprano, fracasan en un área u otra; esto no es nada inusual. Sin embargo, las empresas exitosas están en condiciones de localizar el error que lo provocó y optimizar el proceso de trabajo correspondiente para el futuro. Sin embargo, sin datos confiables, es extremadamente difícil identificar los problemas y eliminarlos del camino. Para cuando eso suceda, su empresa ya podría estar en la próxima crisis. Se trata de una espiral descendente de la que muchas personas encuentran difícil salir sin la gestión de datos estructurados.

¿Cómo se establece una versión única de la verdad?

Cuando se presenta una versión única de la verdad, el problema central no es la precisión, sino que se trata de la alineación y la aceptación. Una versión única de la verdad requiere que las partes interesadas clave acuerden qué métricas se utilizarán para monitorear el desempeño del negocio. A través de este proceso de alineación, encontrará problemas de calidad de datos o brechas de datos.
El desafío predominante para la mayoría de las empresas no es la falta de datos, sino elegir en qué números enfocarse. Establecer una única versión de la verdad se trata de separar la señal estratégica del ruido operativo de su negocio. Deben tomarse decisiones difíciles sobre qué métricas usar y dónde obtenerlas, así como verificar que significan lo que todos piensan que significan (nunca asuman). Todos en la empresa deben hablar el mismo lenguaje de datos (métricas alineadas, dimensiones y definiciones) para tener verdadero éxito con los datos.

Para crear una solución unificada que realmente represente a la organización, cada fuente de datos debe contribuir al todo. Los datos deben estar conectados. Las empresas de vanguardia utilizan herramientas que coloquen todos los datos en un solo lugar en tiempo real.

Utilizar la nube.
Esto va más allá de los productos individuales o procesos estáticos que existan.La nube puede ayudar a transformar el lugar de trabajo de infinitas formas. Le permite a usted y a su equipo acceder a los documentos desde cualquier lugar y, mejor aún, pueden ser los mismos documentos, no versiones desactualizadas.

Re-pensar el rol de los productos
La verdad es que los productos van y vienen, evolucionan y a veces se descontinúan. Lo constante es cuanto efectivamente esos productos ayudan a desarrollar una historia coherente alrededor de la empresa basándose en datos reales. Los productos Individuales deben considerarse estrictamente como un medio para llegar a tal fin. De allí, es más fácil ver la ruta más directa a la meta más tangible: más ventas, mayor tráfico de clientes, menos desperdicios, y otras métricas que llevan al crecimiento de la empresa.

Crear un sistema inteligente escalable
Cuando se pueden interpretar los datos en tiempo real, se puede accionar también en tiempo real. Lo mismo aplica para compartir reportes con colegas en donde estén, de manera que todos los involucrados actúan con el mismo relato. Al evaluar soluciones posibles para las necesidades específicas, es esencial saber cómo calza en la organización para lograr lo que se desea.
Los estrategas del negocio de cualquier sector deben contar con una vista única de la verdad. Para lograr cumplir con las metas, lograr mejores referencias de clientes y tener más reconocimiento de la marca dependerá de la calidad de los datos y de cómo se utilizan. Todo esto es lo que brinda la tecnología en la nube, con productos y procesos eficientes.

Más inteligencia, mejores resultados
Por lo que la moraleja es que la inversión debe estar focalizada en la solución general que brinda inteligencia superior para la empresa y no solo para los productos individuales.
Tener datos a los que pueda acceder fácilmente cualquier personal que los necesite, como en un almacén de datos, no se trata solo de la cultura de la empresa, se trata de mejores procesos comerciales. No es solo su equipo central el que se beneficia de los canales de comunicación abiertos. Después de todo, también necesita que las partes interesadas y los tomadores de decisiones clave sepan todo lo que sabe de cada fuente de datos que utiliza. La transparencia es vital hoy en día no solo en CRM y cosas como la responsabilidad social corporativa, sino también en la forma en que su propio equipo ve la marca y cómo eso afecta su lealtad continua.

Los datos en tiempo real unificados en la nube brindan una imagen más clara de lo que ocurre y que se puede hacer conforme a los productos que se conectan en un ecosistema coherente. Luego, se pueden hacer las acciones correctas en el momento adecuado. Ese es el común denominador para el éxito. Para lograr eso, la tecnología basada en la nube está diseñada para lograrlo.

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